如何准备一个"适合翻译"的文档？客户常见问题与最佳实践

为什么文档准备很重要？

文档准备是翻译项目的第一步，也是影响翻译质量和效率的关键因素。一个准备良好的文档可以：提高翻译效率、降低翻译成本、减少返工、确保翻译质量。相反，准备不当的文档可能导致：翻译错误、项目延期、成本增加、质量下降。

客户常见问题

1. 我应该提供什么格式的文档？

最佳格式：可编辑的文档格式，如Word、Excel、PowerPoint、InDesign等。这些格式便于翻译工具处理，也便于后续的格式调整。

避免格式：PDF（除非是源文件）、图片格式（JPG、PNG等）、扫描件。这些格式需要额外的处理步骤，可能增加成本和错误风险。

2. 文档中有图片和图表，需要翻译吗？

如果图片和图表中包含需要翻译的文本，应该：

• 提供可编辑的源文件（如PSD、AI、PPT等）
• 或者提供图片中的文本列表
• 或者标注需要翻译的图片

如果图片是装饰性的，不需要翻译，可以说明。

3. 文档中有专业术语，如何处理？

如果文档中有专业术语，应该：

• 提供术语表或术语说明
• 标注术语的上下文和含义
• 说明术语的翻译偏好（如果有）

这将帮助译员准确理解和使用术语，确保翻译的一致性。

4. 文档中有需要保留的原文，如何处理？

如果文档中有需要保留的原文（如品牌名称、产品名称、代码等），应该：

• 明确标注哪些内容不需要翻译
• 或者提供不需要翻译的内容列表
• 使用格式标记（如加粗、颜色等）区分

5. 文档中有敏感信息，如何处理？

如果文档中有敏感信息（如个人信息、商业机密等），应该：

• 在提交前进行脱敏处理
• 或者与翻译公司签署保密协议
• 说明敏感信息的处理要求

文档准备的最佳实践

1. 文档格式准备

提供可编辑的源文件格式，确保：

• 文档结构清晰，使用标题样式
• 格式统一，避免手动格式
• 链接和交叉引用正确
• 图片和表格位置正确

2. 内容准备

确保文档内容：

• 完整且准确
• 没有拼写错误和语法错误
• 术语使用一致
• 风格和语调统一

3. 术语和参考材料

提供以下参考材料：

• 术语表：列出专业术语及其翻译
• 风格指南：说明翻译风格和语调要求
• 参考文档：提供类似的已翻译文档作为参考
• 上下文说明：说明文档的用途和目标受众

4. 项目信息

提供完整的项目信息：

• 目标语言和地区
• 目标受众
• 文档用途
• 交付时间要求
• 质量要求

不同文档类型的准备要点

技术文档

技术文档需要：

• 提供术语表和术语说明
• 标注代码和示例（通常不需要翻译）
• 说明技术概念和流程
• 提供图表和说明的对应关系

营销材料

营销材料需要：

• 说明品牌调性和风格要求
• 提供目标市场的文化背景
• 说明是否需要创意翻译（Transcreation）
• 提供视觉元素的说明

法律文件

法律文件需要：

• 提供法律背景和上下文
• 说明法律体系要求
• 标注关键条款和术语
• 提供格式要求

常见错误和避免方法

错误1：提供PDF或图片格式

问题：PDF和图片格式需要OCR或手动输入，增加成本和错误风险。解决方法：提供可编辑的源文件格式。

错误2：文档格式混乱

问题：格式混乱导致翻译工具无法正确处理，影响翻译效率。解决方法：使用样式和格式，保持文档结构清晰。

错误3：缺少术语说明

问题：缺少术语说明导致术语翻译不一致。解决方法：提供术语表或术语说明。

错误4：信息不完整

问题：缺少项目信息导致翻译不符合要求。解决方法：提供完整的项目信息和参考材料。

文档准备检查清单

在提交文档前，请检查：

• ✓ 文档格式是否可编辑
• ✓ 文档内容是否完整和准确
• ✓ 术语是否标注和说明
• ✓ 不需要翻译的内容是否标注
• ✓ 图片和图表是否提供源文件或文本
• ✓ 是否提供术语表和参考材料
• ✓ 项目信息是否完整
• ✓ 敏感信息是否处理

与翻译公司的沟通

在提交文档后，与翻译公司保持沟通：

• 确认文档接收和格式检查
• 讨论术语和风格要求
• 解答译员的疑问
• 及时提供补充信息

结论

文档准备是翻译项目成功的关键。通过遵循最佳实践，提供完整的文档和参考材料，可以显著提高翻译质量和效率，降低项目成本和风险。企业应该重视文档准备工作，与翻译公司密切合作，确保项目顺利进行。